Procedure:

Fase 1. Voorbereiding

Partijen spreken mediation af, kiezen de mediator en informeren de mediator kort over (de aard van) hun geschil. Soms hebben partijen of één van hen al in een eerder stadium contact gehad met de mediator en kiezen zij op basis van de door hem/haar verschafte informatie ervoor om te mediaten. Er worden afspraken gemaakt over plaats, tijdstip, (verdeling van de) kosten en de duur van de mediation en over de personen, die aan de mediation zullen deelnemen. De mediator geeft zo nodig verdere uitleg over de procedure (o.a. over de vertrouwelijkheid, geheimhouding en de mogelijkheid voor partijen om de mediation te allen tijde af te breken), bespreekt wat de rol van ieder is, toetst in hoeverre partijen gemotiveerd zijn om de mediation aan te gaan, stuurt de concept mediation overeenkomst aan partijen en overlegt daarover desgewenst met hen. Eventueel sturen partijen vóór de mediation een korte schriftelijk uiteenzetting van het geschil en van hun standpunt (een enkel a 4tje!) aan de mediator en de wederpartij. Als partijen al een advocaat hebben ingeschakeld is het niet ongebruikelijk dat de eerste contacten met de mediator via de advocaten lopen.

Fase 2. Intake/ontvangst

De mediator ontvangt op de gekozen locatie elk der partijen gezamenlijk of apart, en neemt kort met hen de regels en hoofdkenmerken van mediation door. Hij verifieert of de vertegenwoordigers van partijen bevoegd zijn om bindende afspraken te maken c.q. of de achterban zonodig telefonisch kan worden bereikt. De logistiek van de dag wordt besproken en de mediationovereenkomst wordt getekend.

Fase 3. Inventariseren

In een plenaire bijeenkomst doet elk der partijen (of desgewenst diens adviseur/ gemachtigde / advocaat) kort zijn verhaal. Wat is naar zijn mening het probleem en de oorzaak daarvan? De mediator inventariseert In welk stadium het geschil zich bevindt. Wordt er al geprocedeerd? Welke kosten zij al gemaakt en welke kosten zijn te verwachten als tijdens de mediation geen oplossing wordt bereikt?

Fase 4. onderhandelen

De mediator probeer tin een plenaire sessie en/of in gesprekken met elk der partijen afzonderlijk (caucus) vast te stellen niet alleen wat de standpunten van partijen zijn, maar ook wat de achterliggende zorgen, wensen en belangen van partijen zijn. Wat is het alternatief als er geen oplossing wordt bereikt en hoe verhoudt zich dat tot het best haalbare resultaat van de mediaton? Bij een caucus pendelt de mediator tussen partijen heen en weer. Van de inhoud van de gesprekken met de ene partij wordt geen mededeling aan de andere partij gedaan, tenzij de ene partij daarmee instemt. De mediator stelt met partijen afzonderlijk of gezamenlijk vast aan welke criteria een oplossing moet voldoen en onderzoekt met hen zoveel mogelijk oplossingsrichtingen. Uit alle oplossingsrichtingen wordt tijdens verdere caucus of plenair bepaald welke oplossingsrichtingen het meest tegemoet komen aan de eerder in beeld gebrachte belangen. Als partijen serieus een pragmatisch oplossing willen, worden de contouren van de oplossing in dit stadium zichtbaar en wordt na verder onderhandelen een oplossing bereikt.

Fase 5. Afsluiten

De resultaten, de oplossing(en) van het conflict worden in een vaststellingsovereenkomst neergelegd die door beide partijen wordt ondertekend waarmee de mediation wordt beëindigd.
Vaak zijn meerdere bijeenkomsten nodig om de verschillende fases te doorlopen en een oplossing te bereiken. Iedere mediator heeft zijn/haar eigen stijl. Sommigen prefereren meerdere sessies van enkele uren op verschillende dagen. Anderen werken liever één of meerdere dagen achtereen met partijen aan een oplossing. Ook zijn tussenvormen mogelijk.

Partijen zijn niet verplicht alle stadia van de mediation te doorlopen. Zij mogen zich op elk gewenst moment uit de mediation terugtrekken, zolang de handtekeningen niet onder de vaststellingsovereenkomst zijn gezet.

Bron; website NVMV